Processo de Compra e Contratação

Os processos de aquisição de material inicia-se com a Demanda que é percebida pelo Requisitante ou pelo Chefe do Requisitante e comunicada ao Serviço de Materiais exclusivamente por meio de uma Requisição de Compra ou Serviço cadastrada no Sistema Mercúrio Web.

Todas as Requisições de Compra ou Serviço enviadas são analisadas pelo Serviço de Materiais conforme as normas e portarias da USP, a legislação vigente, ao custo e ao agrupamento com outras requisições similares. Quando é identificado algum vício de cadastro, por exemplo, a utilização de um código de bem inadequado ou a solicitação de uma quantidade fora dos padrões de consumo, a requisição é devolvida ao Chefe do Requisitante e, por este, ao Requisitante para a devida correção.

 

Após a análise o Serviço de Materiais, a Requisição de Compra ou Serviço segue para o atendimento que poderá ser processado de três maneiras: Compra por Adiantamento, Compra Direta ou Compra por Licitação.

O Adiantamento, definido pela Lei 10.320/1968 e pela Portaria GR 5.388/2011, permite o atendimento de despesas que, por sua natureza ou urgência, não possam se subordinar ao procedimento ordinário de empenho e que não superem o valor de R$400,00 (quatrocentos reais). É importante destacar que materiais permanentes não podem ser adquiridos nesta modalidade.

A Compra Direta, também chamada de Dispensa de Licitação, definida pela Lei 8.666/1993, permite a compra/contratação direta até o limite anual de R$8.000,00 (oito mil reais). Conforme o Decreto Estadual 51.469/2007, toda aquisição de material cuja cotação prévia iguale ou supere o valor de R$600,00 (seiscentos reais), até o limite anual disponível, deve, obrigatoriamente, ser realizada por Dispensa de Licitação na Bolsa Eletrônica de Compras/SP (BEC). Valores abaixo de R$600,00 (seiscentos reais) devem ser contratados pela Dispensa de Licitação tradicional, isto é, sem utilizar a BEC.

Esclarecemos que, apesar do Decreto Estadual 51.469/2007 ter entrado em vigor na data da sua publicação, isto é, em 03 de fevereiro de 2007, o seu cumprimento estava sendo postergado devido à dificuldade de compatibilidade entre o cadastro de materiais da USP e o cadastro de materiais da BEC. Entretanto, em abril de 2016, este problema de compatibilidade foi solucionado e, portanto, as Dispensas de Licitação acima de R$600,00 passaram a ser negociadas pela BEC.

As Licitações, definidas pela Lei 8.666/1993 e pela Lei 10.520/2002, são divididas em Concorrência, Tomada de Preços, Convite, Leilão, Concurso, Pregão e Pregão para Registro de Preços. Cada uma destas modalidades possui regras, características e finalidades específicas a fim de reger a aquisição/contratação de bens/serviços de qualquer valor.

É importante ressaltar que toda compra deve ser licitada e que, as modalidades de Adiantamento e Compra Direta são exceções que, quando utilizados, devem obedecer rigorosamente aos dispositivos legais que as definem.

Independentemente da modalidade de compra escolhida, conforme o Decreto 34.350/1991, todas as aquisições e contratações devem ser precedidas de pesquisa de preços em pelo menos 3 (três) estabelecimentos. O resultado desta pesquisa deve ser subscrito pelo servidor por ela responsável e juntado ao processo de compra.

Quando definida a compra por Adiantamento, o Compras procede com a pesquisa de preços e, após aprovação do Serviço de Tesouraria, é enviada uma autorização de fornecimento para o Fornecedor que apresentou o melhor preço. Neste caso, o Fornecedor deverá apresentar o Material e a Documentação Fiscal diretamente ao Compras que, após análise, solicitará o pagamento ao Serviço de Tesouraria.

Quando definida a compra por Dispensa de Licitação, o Compras procede com a pesquisa prévia de preços e, para estimativas abaixo de R$600,00 (seiscentos reais), as certidões obrigatórias são consultadas e o processo é enviado para análise do Serviço de Contabilidade. Para estimativas iguais ou acima de R$600,00 (seiscentos reais), o processo é cadastrado na BEC para uma disputa pública de lances entre empresas interessadas. Após a disputa, as certidões da empresa vencedora são consultadas e o processo é enviado para análise do Serviço de Contabilidade.

Quando definida a compra por Licitação, o Serviço de Licitações e Contratos procede com a pesquisa prévia de preços a fim de obter um preço de referência. Na sequência, o Edital é elaborado e divulgado já com a data da Sessão Pública pública definida. Finalizada a Sessão Pública, a documentação da empresa vencedora é conferida e o processo é enviado para análise do Serviço de Contabilidade.

Ao receber o processo, o Serviço de Contabilidade procede com a análise do rito processual e das certidões do Fornecedor e, uma vez aprovadas, emite a Nota de Empenho que funciona como uma espécie de contrato de fornecimento entre o IQSC e o Fornecedor.

O Fornecedor, após recebera Nota de Empenho, deverá fornecer o material ofertado ou executar o serviço proposto dentro do prazo de entrega.

Ao receber a entrega do material ou do serviço, juntamente com a Nota Fiscal, o Almoxarifado encaminha o processo ao Serviço de Contabilidade  juntamente com o Esboço da Liquidação da Despesa. O material, quando permanente, é encaminhado para o Patrimônio para cadastramento e confecção das etiquetas patrimoniais e, finalmente, é encaminhado ao Requisitante. Quando o material é de consumo, o Almoxarifado encaminha o material diretamente ao Requisitante.

Cabe informar que, apesar do Almoxarifado e o Patrimônio participarem do recebimento do material ou do serviço, cabe exclusivamente ao Requisitante a assinatura de recebimento do material e da documentação fiscal.

Finalmente, após receber o processo, o Serviço de Contabilidade providencia a consolidação da Liquidação de Despesa. Ao fim do Prazo de Pagamento informado no orçamento, a Reitoria fará o depósito do pagamento na conta bancária informada pelo Fornecedor.

Este é um resumo dos passos necessários para o processamento completo de uma compra. Além do descrito acima, existem outro procedimentos internos que devem ser respeitados a fim de garantir a legalidade do processo, bem como existem exceções que são tratadas individualmente.